MODUL 1

Basismodul

Bestandsverwaltung (Objekte, Wohnungen, Geschäftslokale und Garagenplätze)

• Stammdaten der Mieter, Eigentümer, Wohnungsinteressenten, Kreditoren, u.a.
• Finanzbuchhaltung mit Bilanzierung gem. UGB und IFRS
• Mieter- und Eigentümerbuchhaltung
• Mietereigenleistungsbuchhaltung (Vertragsabschluss und Auflösung, Zessionen)
• Darlehensbuchhaltung mit Kalkulation
• Baubuchhaltung (mit Teil- und Schlussrechnungslogik)
• Rechnungseingangsbuch (Hausbewirtschaftung und Verwaltung)
• Automatischer Mieterwechsel (mit Korrespondenz, Verbuchung, u.a.)
• Abwicklung von Versicherungsfällen

Das Basismodul ist das Kernstück des Immodat ERP-Systems. Im Zentrum steht die Finanzbuchhaltung mit der Möglichkeit nach UGB und IFRS zu bilanzieren. Die Auswertungen sind dabei auch an die Erfordernisse der Revision angepasst.

Die Mietenbuchhaltung bietet Ihnen automatisierte Berechnungen für Entgelte gem. § 14 Abs. 1 WGG, § 13 Abs. 4 bis 6 WGG, MRG Kategoriemieten, Richtwertmieten und frei vereinbarte Mietzinse. Alle Entgeltberechnungen können auch automatisch an gesetzliche Änderungen angepasst werden.

Die Darlehensbuchhaltung deckt nicht nur die Verrechnung mit dem Darlehensgeber ab, sie ist auch Basis für die Entgeltkalkulation, die Ermittlung der Soll-Annuitäten, der Mehr- Mindertilgung, etc.

Der automatische Mieterwechsel deckt vom Kündigungsschreiben bis zum Vertragsabschluss und der Abrechnung mit dem ausgeschiedenen Mieter alle Schritte dieses Prozesses ab. Die Finanzierungsbeiträge und Kautionen werden automatisch errechnet. Alle erforderlichen Buchungen werden beim Vertragsabschluss automatisch erzeugt. Die Vertragsgebühren werden je nach Bestandsart errechnet, in das Gebührenjournal eingetragen und monatlich mit dem Finanzamt abgerechnet. Bei Verwendung des Korrespondenzmoduls werden wiederkehrende Schriftstücke kontextbezogen ausgedruckt oder per E-Mail versendet.

Die Abwicklung von Versicherungsfällen erfolgt im Zusammenspiel mit dem Rechnungseingangsbuch und – abhängig vom Versicherer – auch automatisiert über eine Schnittstelle.

MODUL 3

Auftragsabwicklung

Abkürzung: AUAB

• Online Abwicklung von Aufträgen an Professionisten
• Gemeinsame Plattform für Auftraggeber und Auftragnehmer
• Papierlos und nachvollziehbar vom Angebot bis zur Rechnung
• Integration in die Stammdaten des Basismoduls, dem Rechnungseingangsbuch und der Versicherungsabwicklung
• Integration in das Modul Bewohnerservice
• Optionale Abrechnung im Gutschriftverfahren

AUAB ist eine webbasierende Plattform zur Abwicklung von Aufträgen. Ausgehend von der Anfrage an einen Professionisten, über das Angebot, den Auftrag und die Rechnungslegung wird der gesamte Auftrag rein elektronisch abgewickelt und lückenlos dokumentiert. So bleiben die Daten einer Auftragsabwicklung für Auftraggeber und Auftragnehmer auch nach dem Projektabschluss erhalten und können jederzeit eingesehen werden.

Die Besonderheiten dabei sind die individuell einstellbaren Prüfgrenzen für definierbare Auftragskategorien, Team-Beauftragungen mit arbeitsabhängiger Zeitplanung für komplexere Projekte, sowie die Möglichkeit Pläne und andere Dokumente für jedes Objekt zur Verfügung zu stellen.

Die Schnittstelle zum Bewohnerservice ermöglicht es, den Status eines Auftrags direkt im damit verbundenen Ticket einsehen zu können.

Die Rechnungslegung ist mit dem Rechnungseingangsbuch des Basismoduls verbunden und kann bei Bedarf auch mittels automatisiertem Gutschriftsystem erfolgen.

MODUL 5

Bewohner-Info-Service

BIS versteht sich als "Elektronische Schwarze Brett"-Lösung

• Online-Kommunikation mit Ihren Kunden (Mieter und Eigentümer)
• Informationen auf unterschiedlichen Kanälen
• Informationen auf unterschiedlichen Ebenen (allgemein, Objekt, Mieter/Eigentümer)
• Reservierungssystem für Gemeinschaftsanlagen und optionaler Anbindung an ein elektronisches Schließsystem
• Integration in die Stammdaten des Basismoduls (z.B. Mieterwechsel, Verbrauchsdaten, etc.), Bewohnerservice, AUAB
• Angebot von Nachbarschaftshilfe (Community-Features)
• Wohnungstauschbörse mit Verbindung zum Basis-Modul
• Online-Belegeinsicht in die Betriebskosten- und Instandhaltungsrechnungen für alle Mieter und Eigentümer
• Information über aktuelle und historische Projekte aus der Auftragsabwicklung (AUAB) im jeweiligen Objekt

Mit dem Bewohner-Info-Service (BIS) steht Ihnen ein umfassendes Werkzeug zur Kommunikation mit Ihren Kunden zur Verfügung. Sie können manuell oder automatisiert Informationen für bestimmte Kunden oder Gruppen von Kunden erstellen und diese

• auf einem Elektronischen Schwarzen Brett (ESB) im Objekt anzeigen
• im HbbTV auf einem eigenen Fernsehkanal
• im Internet (www.bewohner.at)
• in der BIS-App (iOS und Android)

zur Verfügung stellen. Die größte BIS-Installation umfasst derzeit rund 200 Objekte mit ca. 1300 Stiegenhäusern und erreicht damit ca. 28.000 Bewohner.

Datenquellen sind neben allgemeinen Informationen wie Verkehrslage und Wetter auch alle Bereiche der Immodat-Software. So entsteht beispielsweise in Zusammenarbeit mit dem Bewohnerservice oder der Auftragsabwicklung objektspezifische Information über technische Störungen im Objekt, Reparaturen, Wasserabsperrungen oder ähnlichem.

Mit dem elektronischen Reservierungssystem können Allgemeinräume (Waschküche, Sauna, etc.) online über das Internet oder das TV-Gerät (HbbTV) von Ihren Kunden selbst reserviert werden. Sie geben einmalig die Regeln pro Raum vor (Zeiträume, Reservierungsdauer, etc.). Der Reservierungsvorgang wird von den Mietern oder Eigentümern selbst abgewickelt. Auf Wunsch erinnert das Reservierungssystem Ihre Kunden per E-Mail oder SMS an die gebuchten Räume.

Optional kann das Reservierungssystem mit einem elektronischen Schließsystem verbunden werden, sodass der betroffene Raum nur für den jeweiligen Kunden zum jeweiligen Zeitraum zugänglich ist. Die Hausverwaltung behält stets den Überblick über Reservierung und Auslastung der Allgemeinräume.

Die BIS-App bietet Ihren Kunden alle Informationen aus dem Bewohner-Info-Service, ergänzt durch die Möglichkeit Schäden und Störungen direkt mit Smartphone an die Hausverwaltung zu melden.

MODUL 7

Prüfprotokolle (PrPro)

PrPro bietet Ihnen folgende Funktionen:

• Erstellung und Verwaltung von Begehungen für die regelmäßige Überprüfung von Objekten direkt vor Ort
• Ermöglicht die Durchführung von gesetzlichen Prüfpflichten, freiwilligen/eigenen Überprüfungen sowie der Objektsicherheit nach ÖNORM B1300
• Aufnahme und Dokumentation von Mängeln mit Einbettung von Fotos und Abschluss per Unterschrift
• Webapp (für aktuell verfügbare Browser) und Native App (auch offline verwendbar)
• Erstellung eines Abschlussberichts in PDF

PrPro ist eine Webapp und Mobile App, verfügbar für iOS und Android, mit der direkt vor Ort Begehungen für die regelmäßige Objektüberprüfungen nach gesetzlichen Prüfvorgaben, freiwilligen/eigenen Überprüfungskriterien oder ÖNORM B1300 erstellt und durchgeführt werden können. Die erforderlichen Informationen werden zuvor in der Webapp eingepflegt und danach dem zuständigen App-Benutzer zur Verfügung gestellt, der dann die Begehung vor Ort durchführen kann.

Entdeckte Mängel oder auch notwendige Anmerkungen können so gemeinsam mit einer Fotodokumentation in der App erfasst werden. Mit Abschluss und Unterschrift der Begehung wird diese wieder in die Immodat ERP-Software hochgeladen. Anschließend ist es möglich einen Abschlussbericht in PDF zu erstellen, der dann zusammengefasst alle Mängel und Anmerkungen des Objektes auflistet.

Eine zentrale Mängelverwaltung unterstützt Sie bei der Nachbearbeitung, Beauftragung und Behebung aller gemeldeten Mängel. Damit kann eine lückenlose Dokumentation aller Objekte hergestellt werden. Durch eine integrierte Kalender- und Objektübersicht können Sie bevorstehende Begehungen rechtzeitig einplanen.