Module-Beschreibungen

MODUL 1

Basismodul



Bestandsverwaltung (Objekte, Wohnungen, Geschäftslokale und Garagenplätze)

  • Stammdaten der Mieter, Eigentümer, Wohnungsinteressenten, Kreditoren, u.a.
  • Finanzbuchhaltung mit Bilanzierung gem. UGB und IFRS
  • Mieter- und Eigentümerbuchhaltung
  • Mietereigenleistungsbuchhaltung (Vertragsabschluss und Auflösung, Zessionen)
  • Darlehensbuchhaltung mit Kalkulation
  • Baubuchhaltung (mit Teil- und Schlussrechnungslogik)
  • Rechnungseingangsbuch (Hausbewirtschaftung und Verwaltung)
  • Automatischer Mieterwechsel (mit Korrespondenz, Verbuchung, u.a.)
  • Abwicklung von Versicherungsfällen


Das Basismodul ist das Kernstück des Immodat ERP-Systems. Im Zentrum steht die Finanzbuchhaltung mit der Möglichkeit nach UGB und IFRS zu bilanzieren. Die Auswertungen sind dabei auch an die Erfordernisse der Revision angepasst.

Die Mietenbuchhaltung bietet Ihnen automatisierte Berechnungen für Entgelte gem. § 14 Abs. 1 WGG, § 13 Abs. 4 bis 6 WGG, MRG Kategoriemieten, Richtwertmieten und frei vereinbarte Mietzinse. Alle Entgeltberechnungen können auch automatisch an gesetzliche Änderungen angepasst werden.

Die Darlehensbuchhaltung deckt nicht nur die Verrechnung mit dem Darlehensgeber ab, sie ist auch Basis für die Entgeltkalkulation, die Ermittlung der Soll-Annuitäten, der Mehr- Mindertilgung, etc.

Der automatische Mieterwechsel deckt vom Kündigungsschreiben bis zum Vertragsabschluss und der Abrechnung mit dem ausgeschiedenen Mieter alle Schritte dieses Prozesses ab. Die Finanzierungsbeiträge und Kautionen werden automatisch errechnet. Alle erforderlichen Buchungen werden beim Vertragsabschluss automatisch erzeugt. Die Vertragsgebühren werden je nach Bestandsart errechnet, in das Gebührenjournal eingetragen und monatlich mit dem Finanzamt abgerechnet. Bei Verwendung des Korrespondenzmoduls werden wiederkehrende Schriftstücke kontextbezogen ausgedruckt oder per E-Mail versendet.

Die Abwicklung von Versicherungsfällen erfolgt im Zusammenspiel mit dem Rechnungseingangsbuch und – abhängig vom Versicherer – auch automatisiert über eine Schnittstelle.

Basismodul Stammdaten

Basismodul Stammdaten

Basismodul Stammdaten
Bewohnerservice Kundenkontakte Anfragebearbeitung Beauftragung

Bewohnerservice Kundenkontakte Anfragebearbeitung Beauftragung

Bewohnerservice Kundenkontakte Anfragebearbeitung Beauftragung

MODUL 2

Bewohnerservice



  • Überblick über alle Kundenkontakte (Mieter und Eigentümer)
  • Historie jeder Anfragebearbeitung
  • Direkte Beauftragung von Schadensbehebungen
  • Wesentliche Informationen über Objekt, Mieter und Wohnung auf einer Oberfläche
  • Integration von E-Mails (IBM Notes und MS Exchange)
  • Nahtloses Zusammenspiel mit dem Basismodul (keine Datensynchronisation für aktuelle Daten erforderlich)


Mit dem Bewohnerservice behalten Sie den Überblick über alle Kontakte mit Ihren Kunden.

Anrufe und E-Mails der Mieter und Eigentümer werden in Tickets erfasst und können direkt im Bewohnerservice beantwortet werden. Informationen, die Sie zur Beantwortung der jeweiligen Kundenanfrage benötigen, werden im entsprechenden Kontext angezeigt.

Eine Schnittstelle zu Ihrem Telefonsystem erleichtert das Auffinden des Kundens durch die automatische Übernahme der Telefonnummer und der entsprechenden Suche in den Stammdaten.

Sie können noch während des Telefonats die Behebung eines gemeldeten Schadens, entweder per E-Mail oder mit der optionalen Schnittstelle zur Auftragsabwicklung AUAB, beauftragen.

Anders als bei Produkten anderer Hersteller ist das Bewohnerservice nahtlos mit dem Basissystem verbunden. Beide Module verwenden dieselben Daten ohne fehleranfälliger doppelter Datenhaltung oder der Erfordernis regelmäßiger Datenaktualisierung. Findet im Basismodul ein Mieterwechsel statt, sind im selben Moment die Daten des neuen Mieters auch im Bewohnerservice verfügbar.

MODUL 3

Auftragsabwicklung



Abkürzung: AUAB

  • Online Abwicklung von Aufträgen an Professionisten
  • Gemeinsame Plattform für Auftraggeber und Auftragnehmer
  • Papierlos und nachvollziehbar vom Angebot bis zur Rechnung
  • Integration in die Stammdaten des Basismoduls, dem Rechnungseingangsbuch und der Versicherungsabwicklung
  • Integration in das Modul Bewohnerservice
  • Optionale Abrechnung im Gutschriftverfahren


AUAB ist eine webbasierende Plattform zur Abwicklung von Aufträgen. Ausgehend von der Anfrage an einen Professionisten, über das Angebot, den Auftrag und die Rechnungslegung wird der gesamte Auftrag rein elektronisch abgewickelt und lückenlos dokumentiert. So bleiben die Daten einer Auftragsabwicklung für Auftraggeber und Auftragnehmer auch nach dem Projektabschluss erhalten und können jederzeit eingesehen werden.

Die Besonderheiten dabei sind die individuell einstellbaren Prüfgrenzen für definierbare Auftragskategorien, Team-Beauftragungen mit arbeitsabhängiger Zeitplanung für komplexere Projekte, sowie die Möglichkeit Pläne und andere Dokumente für jedes Objekt zur Verfügung zu stellen.

Die Schnittstelle zum Bewohnerservice ermöglicht es, den Status eines Auftrags direkt im damit verbundenen Ticket einsehen zu können.

Die Rechnungslegung ist mit dem Rechnungseingangsbuch des Basismoduls verbunden und kann bei Bedarf auch mittels automatisiertem Gutschriftsystem erfolgen.

Auftragsabwicklung Aufträge, Plattform, Papierlos

Auftragsabwicklung Aufträge, Plattform, Papierlos

Auftragsabwicklung Aufträge, Plattform, Papierlos
Korrespondenz Briefe, Verträge, Postausgangsbuch

Korrespondenz Briefe, Verträge, Postausgangsbuch

Korrespondenz Briefe, Verträge, Postausgangsbuch

MODUL 4

Korrespondenz



  • Standardisierte Korrespondenz mit Ihren Kunden
  • Briefe, Verträge mit Bausteinsystem, PDF-Formulare
  • Drucken, E-Mail, Mail-Attachment
  • Einbettung von Bildern, Barcodes, QR-Codes
  • Automatisches Postausgangsbuch und Archivierung (optional)
  • Unabhängig von zusätzlicher Office-Software
  • Integration in die Stammdaten und Berechnungen des Basis-Moduls


Zur Verarbeitung wiederkehrender Korrespondenz mit Ihren Kunden oder Lieferanten können Sie Briefe vordefinieren und im Kontext des jeweiligen Arbeitsschrittes (z.B. Wohnungsvermietung, Wohnungsrückgabe, etc.) automatisch drucken und archivieren lassen.

Sie können dabei Informationen aus allen Bereichen der Immodat-Software in den Brieftext einfließen lassen (Namen, Adressen, Verrechnungsdaten, etc.). Damit ist gewährleistet, dass sowohl Text als auch Daten ohne manuellem Eingriff automatisch generiert werden.

Alternativ zum Ausdruck steht Ihnen auch der Versand per E-Mail zur Verfügung.

Sie sind dabei weder von einer bestimmten Office-Software oder von einem bestimmten E-Mail-Programm abhängig.

MODUL 5

Bewohner-Info-Service



BIS versteht sich als "Elektronische Schwarze Brett"-Lösung

  • Online-Kommunikation mit Ihren Kunden (Mieter und Eigentümer)
  • Informationen auf unterschiedlichen Kanälen
  • Informationen auf unterschiedlichen Ebenen (allgemein, Objekt, Mieter/Eigentümer)
  • Reservierungssystem für Gemeinschaftsanlagen und optionaler Anbindung an ein elektronisches Schließsystem
  • Integration in die Stammdaten des Basismoduls (z.B. Mieterwechsel, Verbrauchsdaten, etc.), Bewohnerservice, AUAB


Mit dem Bewohner-Info-Service (BIS) steht Ihnen ein umfassendes Werkzeug zur Kommunikation mit Ihren Kunden zur Verfügung. Sie können manuell oder automatisiert Informationen für bestimmte Kunden oder Gruppen von Kunden erstellen und diese

• auf einem Elektronischen Schwarzen Brett (ESB) im Objekt anzeigen
• im HbbTV auf einem eigenen Fernsehkanal
• im Internet (www.bewohner.at)
• in der BIS-App (iOS und Android)

zur Verfügung stellen. Die größte BIS-Installation umfasst derzeit rund 200 Objekte mit ca. 1300 Stiegenhäusern und erreicht damit ca. 28.000 Bewohner.

Datenquellen sind neben allgemeinen Informationen wie Verkehrslage und Wetter auch alle Bereiche der Immodat-Software. So entsteht beispielsweise in Zusammenarbeit mit dem Bewohnerservice oder der Auftragsabwicklung objektspezifische Information über technische Störungen im Objekt, Reparaturen, Wasserabsperrungen oder ähnlichem.

Mit dem elektronischen Reservierungssystem können Allgemeinräume (Waschküche, Sauna, etc.) online über das Internet oder das TV-Gerät (HbbTV) von Ihren Kunden selbst reserviert werden. Sie geben einmalig die Regeln pro Raum vor (Zeiträume, Reservierungsdauer, etc.). Der Reservierungsvorgang wird von den Mietern oder Eigentümern selbst abgewickelt. Auf Wunsch erinnert das Reservierungssystem Ihre Kunden per E-Mail oder SMS an die gebuchten Räume.

Optional kann das Reservierungssystem mit einem elektronischen Schließsystem verbunden werden, sodass der betroffene Raum nur für den jeweiligen Kunden zum jeweiligen Zeitraum zugänglich ist. Die Hausverwaltung behält stets den Überblick über Reservierung und Auslastung der Allgemeinräume.

Die BIS-App bietet Ihren Kunden alle Informationen aus dem Bewohner-Info-Service, ergänzt durch die Möglichkeit Schäden und Störungen direkt mit Smartphone an die Hausverwaltung zu melden.

Bewohner-Info-Service Reservierungssystem Online-Kommunikation

Bewohner-Info-Service Reservierungssystem Online-Kommunikation

Bewohner-Info-Service Reservierungssystem Online-Kommunikation
HV-Pro Vor-Ort-Erstellung eines elektronishcen Protokolls

HV-Pro Vor-Ort-Erstellung eines elektronishcen Protokolls

HV-Pro Vor-Ort-Erstellung eines elektronishcen Protokolls

MODUL 6

HV-Pro



  • Vor-Ort-Erstellung eines elektronischen Protokolls mit den Mietern/Eigentümern bei Rückgabe und Übergabe einer Wohnung
  • Einbettung von Fotos und Unterschriften
  • PDF-Protokoll mit sofortigem Versand per E-Mail, optionalem Ausdruck oder Archivierung
  • Native-App (auch offline verwendbar)
  • Integration in den Mieterwechsel des Basismoduls (Stammdaten mit Aktualisierung im Basismodul)


HV-Pro ist eine Mobile-App, verfügbar für iOS und Android, mit der direkt vor Ort Übernahme- und Übergabeprotokolle für Mieterwechsel erstellt werden können. Die erforderlichen Daten werden automatisch aus dem Basis-Modul (Mieterwechsel) generiert und auf Knopfdruck dem zuständigen App-Benutzer zur Verfügung gestellt.

Vor Ort werden die Protokolle gemeinsam mit einer Fotodokumentation in der App erstellt. Mit Abschluss und Unterschrift des Protokolls wird dieses wieder in die Immodat-Software hochgeladen. Dort wird ein PDF erstellt und per Mail an den Altmieter und Neumieter, sowie an den zuständigen internen Mitarbeiter versendet. Zugleich kann das Protokoll einem Archivierungssystem zur Verfügung gestellt werden.

Damit integriert sich HV-Pro nahtlos in das Basis-Modul und Korrespondenz-Modul der Immodat-Software. Die hausinterne Administration bekommt sofort die Information über die Wohnungsrücknahme ohne Umweg über Papierprotokolle und der hausinternen Postverteilung.